Финалният спринт до края на финансовата година наближава бързо и всеки ден е важен, когато става въпрос за ускоряване на паричните ви постъпления. С експертните съвети на Coface и познанията на нашите клиенти ще научите как да се справите с лошите вземания, да овладеете старите си задължения, да мобилизирате екипите си и да използвате цифрови решения за събиране на вземания, за да подобрите резултатите си и да си осигурите паричен поток преди 31 декември.
Защо старите баланси са стратегически лост за подобряване на паричния ви поток
Ограничени от икономическа среда, характеризираща се с високи загуби, продължаващо увеличаване на просрочените плащания и ускоряване на несъстоятелността, компаниите сега спешно търсят решения за защита на паричния си поток и по-ефективно управление на търговския риск на клиенти и доставчици.
Днес 25% от фалитите на компаниите са пряко свързани с неплатени вземания. Изправени пред тази пряка заплаха за паричния си поток, приоритетът за вземащите решения е да бъдат достатъчно подготвени, за да събират парите си навреме. Зад тези неплатени фактури обаче често се крие лошото използване на един ключов инструмент: балансът на просрочените плащания. Този инструмент предоставя ясна и динамична представа за бъдещите парични потоци, като подробно представя вземанията от клиенти, дълговете към доставчици, дължимите суми и падежните им дати.
Твърде често използван като обикновена счетоводна отчетна таблица, която се консултира от време на време по време на финансови прегледи, балансът на просрочените плащания всъщност е истински барометър за стабилността на вашия паричен поток и следователно за финансовото състояние на вашия бизнес. С един поглед можете да видите кои клиенти са в затруднение и е вероятно да генерират неплатени фактури, както и да предвидите кои плащания към доставчици трябва да бъдат направени с приоритет.
Консултирането на баланса на просрочените плащания всяка седмица ви позволява да откриете почти в реално време увеличение на просрочените плащания от някои клиенти. Тази видимост е от решаващо значение за предвиждане на нуждите от парични потоци, вземане на правилни стратегически решения и ефективно управление на действията ви по събиране на вземания. Пренебрегването или неправилното използване на този инструмент може да отслаби вашия бизнес и дори да застраши стабилността на вашата компания.
Балансът на стареенето е сърцевината на двигателя: ако парите не постъпват както се очаква, това може бързо да доведе до проблеми с паричния поток за компанията, която след това ще се окаже в голяма затруднение да изпълни своите ангажименти към доставчиците си. Това е т.нар. ефект на доминото!
Натали Париж, директор „Искове и събиране на вземания“ за Coface Франция, Европа и Западна Африка.
Баланс на стареене и лоши вземания: на какво трябва да обърнете внимание
Почистването на старите си баланси изисква строга методология и ясно установени процеси. Не става въпрос само за идентифициране на забавяния, а за разбиране на техния произход и влиянието им върху финансовото състояние на компанията.
Първата стъпка е да се уверите, че всеки записан дълг е реален и дължим, с подкрепяща документация: фактури, доставни бележки, доказателства за предоставени услуги, писма и имейли. Проверете за евентуални спорове, грешки във фактурирането или дубликати и проследете всяка аномалия: дяволът е в детайлите. Казус на клиент илюстрира тази реалност: една компания открива почти 1 милион лири неизплатени дългове... просто поради грешка във фактурирането! Редовното наблюдение на портфейла от вземания би позволило тази аномалия да бъде коригирана бързо.
След като дълговете са потвърдени, определете приоритетите си за събиране на дългове. Противно на общоприетото мнение, най-ефективният подход е да се справят първо най-старите и най-големите дългове, тези, които тежат най-много на паричния ви поток, като класифицирате дълговете си в три категории:
- Тези, които са дължими на +30 дни
- Тези, които са дължими на +60 дни
- Тези, които са дължими на +90 дни
Ако забележите значителен обем вземания, просрочени с повече от 90 дни, е необходимо да изготвите план за действие. Ако тези вземания представляват повече от 10% от стария баланс, трябва да действате бързо. А ако надвишават 15%, става спешно да се снабдите с решения за събиране на вземания и защита срещу неплатени фактури.
- Рашид Аулад Хадж, директор по продажбите на услуги за събиране на вземания за Coface Франция, Европа и Западна Африка.
Наблюдението на просрочените ви плащания трябва да се основава на ясни предупредителни сигнали, които ви позволяват да реагирате бързо:
- спад в процента на събираемост,
- промени в контактните лица,
- преговори за планове за плащане,
- липса на отговор на вашите искания и напомняния,
- увеличение на жалбите.
Тези „качествени” сигнали трябва да бъдат допълнени с „количествени” сигнали, наблюдавани с табла и индикатори като DSO (Days Sales Outstanding) или CEI (Collection Effectiveness Index), които измерват вашата реална способност да събирате парични средства. Ако CEI, обикновено около 90%, спадне по време на седмичните или месечните ви измервания, това е силен предупредителен сигнал. Когато се наблюдават внимателно, тези индикатори ви позволяват да предвидите трудности, да адаптирате условията си за плащане по гъвкав начин, да организирате действията си по събиране на дългове или да изберете решение за търговско кредитно застраховане.
Ранни споменавания, кодификация и съвместно ангажиране: бързи резултати при прилагането
За да ускорите постъпването на парични средства, особено ефективно е да създадете система за превантивни напомняния. Възвръщаемостта на инвестицията в тези напомняния обаче ще зависи от вашата организация: системата ви трябва да се основава на ясни процеси, които се споделят (и спазват!) от всички в компанията. Изпратени преди датата на падежа, предварителните напомняния ви позволяват да откриете потенциални спорове на ранен етап, да оптимизирате паричния поток и да избегнете блокиращи ситуации в края на годината.
Като цяло, изберете напомняния с определено време, съобразени с профила на всеки клиент: малък брой клиенти оценяват напомнянията преди крайния срок, докато голям брой не ги оценяват. Парадоксалното е, че тези, които се противопоставят на превантивните напомняния, обикновено са тези, които плащат навреме. Този индивидуален подход ви позволява да модулирате процеса на напомняне, за да осигурите паричния поток, като същевременно запазите търговските си отношения. Ето защо е важно да кодифицирате причините за неплатени фактури (проблеми с цените, липсващи артикули, неуспешни доставки и т.н.), за да насочите по-добре коригиращите действия, но и да мобилизирате други отдели във вашата компания за разрешаване на търговски спорове.
Успехът на вашата стратегия за събиране на вземания не зависи единствено от вашите финансови екипи. Участието на екипите по продажбите, обслужването на клиенти и дори логистиката е от решаващо значение: всеки на своето ниво на взаимоотношения с клиентите може да помогне за премахване на пречките пред плащането.
Не трябва да чакате до крайния срок, за да изпратите напомняне и след това да откриете спор. Решаването му може да отнеме месеци или дори повече.
„Чрез последващи действия и система за кодифициране на неплатени дългове можете по-добре да квалифицирате и изчистите старите си баланси и, например, да стартирате вътрешна комуникационна кампания за бързо разрешаване на спорове с цел възможно най-бързо събиране на паричните средства.“ -
Фара Анезот, кредитен мениджър в JJA Group.
Дигитализиране и аутсорсинг на събирането на вземания: лостове за оптимизиране на вашата ефективност
Автоматизацията и дигитализацията, предлагани от новите технологии, променят управлението на търговските вземания. ERP, CRM, решения за оценяване... Екосистемата за събиране на вземания се развива и дигиталните инструменти са вече незаменими съюзници за осигуряване на надеждност на данните, автоматизиране на повтарящи се задачи и предоставяне на подробна, 360° картина на финансовото състояние на вашата компания:
- ERP (Enterprise Resource Planning) системата ви позволява да централизирате финансовите си потоци и да автоматизирате напомнянията си, както и да сортирате автоматично вземанията си по възраст!
- CRM (Customer Relationship Management) е от съществено значение за разбирането на търговския контекст, преди да се свържете с клиента си;
- Решенията за оценяване ви помагат да оцените финансовото състояние на вашите контрагенти и да насочите действията си към най-платежоспособните клиенти, за да максимизирате събирането на вземания.
- Инструментите за сътрудничество, като платформите за управление на спорове, улесняват потока на информация и бързото разрешаване на проблеми.
Опитът на JJA Group, която наскоро се оборудва с цифровия инструмент за събиране на вземания MyDSO, демонстрира повишената ефективност, постигната благодарение на дигитализирането и автоматизацията на процеса на събиране на вземания.
Резултатите говорят сами за себе си: компанията е увеличила процента на събраните вземания от 80% на 90% за (само!) една година. Освен оперативната ефективност, тези инструменти също така освобождават време за дейности с по-висока добавена стойност и подобряват качеството на взаимоотношенията с клиентите.
Времето, прекарано в ръчни задачи, сега се отделя за изграждане на взаимоотношения. Вие развивате много по-силни взаимоотношения с вашите бизнес партньори.
- Фара Анезот, кредитният мениджър на JJA Group.
Като последна мярка, предаването на случая на експерт и възлагането на събирането на вземания на външна фирма може да бъде разумно решение, когато вътрешните ви действия са достигнали предела си, особено в случая на големи, сложни или международни портфейли от дългове. Признатата експертиза на трета страна също има незабавен психологически ефект върху длъжниците.
Доверявайки събирането на вземания на експертен доставчик на услуги като Кофас, вие отново ставате приоритет в решенията за плащане на длъжника, като същевременно продължавате да се фокусирате върху своя бизнес.
- Рашид Аулад Хадж, директор по събиране на дългове за Coface Франция, Европа и Западна Африка.
Накрая, проактивното управление на старите си дългове укрепва доверието към вашата компания при работа с финансови партньори, като банки или застрахователи на търговски кредити, които ще бъдат по-склонни да ви отпуснат финансиране или гаранции, дори и в напрегнати моменти.
Предприемете действия още сега
Краят на финансовата година наближава с бързи темпове и всеки ден е важен, когато става въпрос за осигуряване на паричния ви поток. Не позволявайте дълговете и просрочените плащания да забавят растежа на вашия бизнес:
Свържете се с нашите екипи, за да оценим вашите нужди и да ви запознаем с нашите решения за търговско кредитно застраховане и събиране на дългове, съобразени с вашия бранш и географски район.
