В настоящата икономическа обстановка дори една-единствена неплатена фактура може бързо да наруши дейността ви, сериозно да подкопае паричния ви поток и дори да застраши жизнеспособността на компанията ви. За компаниите събирането на вземания е от стратегическа важност за защита от закъснели плащания и несъстоятелност. Вижте нашите съвети как ефективно да управлявате вземанията си, преди да се превърнат в лоши вземания.
По-дълги срокове за плащане, по-чести забавяния и нарастващи обеми (и суми) на неплатени фактури. През 2024 г. предоставянето на срокове за плащане остава широко разпространена практика в повечето страни по света. И с основание: B2B кредитирането е водещият източник на финансиране за търговия. Днес 85% от компаниите се сблъскват с неплатени фактури, независимо от техния размер или сектор. Неплащането, представляващо 25% от бизнес фалитите, може да окаже значително влияние върху паричния поток, резултатите и развитието на бизнеса. Всички тези фактори правят събирането на дългове стратегически инструмент за защита на вашия бизнес.
Автоматизирайте процеса по напомняне
Това е една от най-лесните (и най-евтините) мерки, които могат да бъдат внедрени бързо на всички нива на вашата организация. Много е просто: просто го превърнете в навик. Преди фактурата да достигне до датата си на падеж, изпратете на клиента си напомняне по телефона или имейл. Понякога едно напомняне е достатъчно, за да се задейства плащането.
Този начин на контакт е и способ за изграждане на връзка с купувача и предвиждане на евентуални пропуски от негова страна. Редовното проследяване напомня на клиентите ви за техните задължения и осигурява открита комуникация.
подчертава Джоан Жар, мениджър „Събиране на вземания“ в Кофас Франция.
Тези последващи действия са особено важни по две причини:
- За по-добро разбиране на ситуацията на длъжника: ако длъжник поиска отсрочка на плащането, това може да показва, че изпитва финансови затруднения и да ви подтикне да бъдете по-проактивни при събирането на вземания и наблюдението на плащанията.
- Идентифицирайте определени спорове или раздразнения: това ви дава възможност, преди фазата на съдебното дело, да ги разрешите бързо и да осигурите плащането на фактурите възможно най-скоро.
Проактивно управление и изключителна отзивчивост: вашата нова мантра/мото
Дори в приятелската фаза, бързите действия и отзивчивостта са ключови за успешното събиране на вземания! Тъй като всеки ден е от значение, няма нужда да чакате: веднага щом фактурата достигне крайната си дата на плащане и стане изискуема, се препоръчва да се започне процедура по събиране на вземания.
Избягвайте да разчитате единствено на доверителните отношения между купувач и доставчик, тъй като това може да доведе до още по-дълги забавяния на плащанията. Без да се прави компромис с търговското партньорство, целта е да се прояви свръхбдителност по този въпрос и да се предвидят неплатените фактури и неизпълнените плащания, доколкото е възможно.
съветва Джоан Жар.
Следете внимателно длъжниците си
Само защото вашият клиент е длъжник от месеци или дори години, не означава, че няма да може да ви плати след няколко дни! Поддържайте редовен контакт с него. С премерено, но често темпо. Обаждайте се на длъжниците си, за да проверите развитието на ситуацията им и плащането на дълговете им. Бъдете разбиращи, като същевременно останете твърди в очакванията си.
В момента длъжникът може да не разполага с необходимия паричен поток, но е напълно възможно да получи плащания в рамките на същата седмица, което му позволява да погаси непогасения си дълг. Като се следи ситуацията, целта е да бъдете първият кредитор, който ще получи плащане от длъжника веднага щом необходимите средства са налични.
анализира Джоан Жар.
Вътрешна подкрепа, споразумения за плащане: фокус върху решенията!
По време на тази фаза на приятелско споразумение можете да потърсите подкрепа във вашата компания, като например да включите търговския представител, отговарящ за вашия клиент длъжник, за да избегнете по-нататъшно удължаване на вземането.
Това може да е полезно, тъй като търговският представител може да има различна представа за компанията-клиент и нейните текущи приоритети и следователно може да ви помогне да идентифицирате правилните контакти, отговорни за плащанията към доставчиците.
обяснява Джоан Жар.
Като алтернатива можете да обмислите други инструменти за преговори:
- Нова поръчка само срещу разплащане на старо вземане: възползвайте се от нови поръчки от вашия длъжник, за да осигурите плащането на стар дълг.
- Споразумения за плащане: предложете на вашия длъжник споразумение и график за плащане, за да намерите приятелско решение, като същевременно осигурите плащането.
Забравете административната фобия
Често пренебрегвана, но изключително важна, документацията е най-обременяващата и отнемаща време част за вземащите решения. Особено след като (правилното) дело за събиране на вземания не е само фактури! Доставка, доказателство за извършена услуга: всяко успешно събиране на вземания разчита на щателна работа за осигуряване на правилна документация.
Тези елементи са изключително важни за доказване на валидността на дълга и предвиждане на евентуални спорове относно услугата, предоставена от длъжника. В дългосрочен план и в случай на опростено съдебно производство за събиране на вземания, добре документираното досие е много по-вероятно да доведе до по-бързо изпълнение на решението.
посочва Джоан Жар.
Направете го както трябва: бъдете официални!
Ако той не отговори на вашите неформални усилия, възприемете официален тон с длъжника си. Заявете намерението си да предприемете съдебни действия (за предпочитане с препоръчано писмо с обратна разписка) в случай на неплащане на фактури в рамките на определен срок и неустойки за закъснели плащания.
Писмата, изпратени директно до вашите клиенти, като например официално уведомление, имат значително влияние върху резултата от процеса по събиране на вземания. Тези официални документи напомнят на вашия клиент за неговите ангажименти и вашата готовност да предприемете съдебни действия, в случай на неплащане. Ако все още не сте получили плащане по вашата фактура, има други възможности, като например предварително съдебно уведомление, платежно нареждане, бързо производство или покана за плащане, които обикновено са ефективни.
От съществено значение е всеки контакт с длъжника да бъде официализиран писмено. В търговското право доказателствата могат да бъдат предоставени по всякакъв начин: дори имейл може да бъде приет в дело за събиране на вземания.
казва Джоан Жар.
Последният съвет: поверете лошите си вземануя по фактури на експерт
Както виждате, вътрешното събиране на вземания е досадно, отнема време, включва много процедури и специфики за овладяване... без никаква гаранция за успех. Нещо повече, колкото по-стар е дългът, толкова по-малки са шансовете за възстановяването му.
Като водещ световен играч в управлението на риска от търговски вземания, нашите услуги за събиране на вземания значително подобряват шансовете ви да получите плащане. Нашите 200 местни експерти и 250 юридически партньори събират вашите неплатени фактури в 190 държави, като дават приоритет на приятелските решения благодарение на задълбочените си познания за местните пазари, законодателството и платежното поведение. Като допълнителен бонус, вие запазвате връзката си с клиента си и плащате такса за тази услуга, само при упсех от наша страна и само върху събраната сума от парите ви!
Научете повече за нашите услуги за събиране на вземания и се свържете с нашите експерти още сега.
