Твърде често възприемано като конфликтен подход или проста операция за управление на паричните потоци, доброволното събиране на вземания по фактури всъщност играе съществена роля във взаимоотношенията ви с клиентите. Стига да възприемете приятелски, човешки и диференциран подход според ситуацията на вашите партньори. Експертни съвети, препоръки и полезни казуси, които ще ви помогнат да съберете неплатените си фактури, без да застрашавате бизнес отношенията си.
Подходяща комуникация, персонализирана стратегия: ключовете към успешното събиране на вземания по взаимно съгласие
В глобализирана икономика, където търговските взаимоотношения са основата на растежа, събирането на вземания представлява основно предизвикателство за компаниите. За ръководителите и финансовите мениджъри това е основен стълб за поддържане на финансовата стабилност и устойчивост на техните компании в условията на икономически сътресения и несигурност. Балансирайки ефективността и дипломацията, събирането на неплатени фактури е деликатно изкуство: как можете ефективно да събирате вземанията си, като същевременно запазвате търговските взаимоотношения, които понякога са изграждани в продължение на няколко десетилетия? Отговорът се крие в приятелски, културно подходящ и стратегически обмислен подход.
Приятелското събиране на вземания е повече от просто искане за плащане или преговори между две страни, а сложен процес, който изисква задълбочено разбиране на средата на длъжника. Бизнес култура, поведение при плащане, правна среда, лостове за водене на преговори: когато става въпрос за събиране на вземания в чужбина, културните различия са една от основните пречки за надежден и бърз резултат. На всичкото отгоре са езиковите бариери, които често са източник на неразбиране, начините на комуникация и различията в етичните стандарти, които могат да подкопаят качеството на обмена и отношенията с длъжника: поведение, което се счита за подходящо в една култура, може да бъде погрешно интерпретирано в друга. Всички тези фактори влияят на начина, по който подхождате към длъжниците, и влияят на ефективността на усилията ви за събиране на вземания.
В Северна Европа, като например в Германия, директната и фактологична комуникация често е по-ефективна, тъй като се възприема като белег за професионализъм. В Азия, като например в Индия, личните взаимоотношения често преобладават над договорните аспекти: следователно се предпочита по-непряк и учтив подход, за да се насърчи хармонията и уважението в отношенията с длъжника и да се увеличат шансовете за събиране на неплатен дълг.
- Тиери Гасние, Директор "Събиране на вземания" на Кофас Груп.
Тази реалност следователно означава, че стратегиите за събиране трябва да бъдат диференцирани според пазарите и профила на длъжниците. Това е съществена стъпка за установяване на отношения на доверие и спазване на изискванията с купувача. Това не само оптимизира процента на събираемост на вашите вземания, но и превръща този труден момент във възможност за укрепване на взаимоотношенията с клиентите, като по този начин се избягва превръщането на едно просто закъсняло плащане в сериозен конфликт.
Подгответе се за събиране от самото начало на търговските взаимоотношения
За да обезпечите вземанията си, неплащания по фактурите трябва да бъдат предвидени още от фазата на сключване на договора: това включва главно ясно дефиниране и комуникиране на условията за плащане, последиците от забавеното плащане и потенциалните средства за защита от самото начало на отношенията с вашия клиент. Тези превантивни мерки спомагат за установяването на рамка на доверие в ранните етапи на бизнес отношенията и ви дават средства за успешно събиране на вземания по взаимно съгласие, когато възникне такъв случай.
Тази прозрачност се отнася за всички стъпки от процеса на събиране. Това означава редовно информиране на клиента за планираните етапи, текущите развития и наличните опции. Тази проактивна комуникация помага за поддържане на конструктивен диалог и запазване на бизнес отношенията дори по време на трудните фази на събирането.
Прозрачността означава, че сме отворени за открита дискусия от самото начало. Това избягва всякакви недоразумения, като същевременно показва на длъжника, че възнамеряваме да работим заедно по случая, за да намерим решение, което е подходящо за всички. Длъжниците са много по-склонни да сътрудничат, когато чувстват, че се отнасят с тях справедливо, а не просто се обръщат към тях с цел уреждане на дълга им.
- Айхам Гандур – Мениджър вземания на Кофас за Близкия Изток.
Спорове: зад всеки неплатен дълг се крие история за разгадаване
Обикновено споровете представляват най-висшето изпитание за доброволно събиране на дългове. Но преди да може да се уреди търговски спор, е необходимо първо да се разберат истинските причини за неплатения дълг, за да се намерят подходящи и взаимно приемливи решения.
„В повечето случаи спорът между страните има емоционален компонент, които често вече са обсъдили въпроса и остават твърдо закотвени в позициите си. Търговските спорове често маскират временни затруднения с паричния поток, които длъжникът не е склонен да сподели с партньора си. Следователно е важно да се възприеме позиция на слушане, за да се разбере истинската същност на спора. Дори в случай на конфликт, уважителният подход и активното слушане обикновено водят до доброволно уреждане на дълга.“- Тиери Гание, директор „Събиране на вземания“ на Кофас Груп.
Динеш Сингх от индийската мултинационална компания Blue Star, клиент на услугите за събиране на дългове на Coface от няколко години, подчертава деликатния баланс, който трябва да се поддържа между силен паричен поток и дългосрочни клиентски отношения. Blue Star, компания с вековна история, търгува с някои от своите партньори повече от половин век!
Събирането на вземания е много повече от обикновена транзакция, то е в основата на отношенията с вашия бизнес партньор. Прозрачността и емпатията играят ключова роля на всеки етап от процеса на събиране.
- Динеш Сингх, заместник-вицепрезидент „Финанси“ на Blue Star.
Този начин на мислене помага значително да се избегне ескалация до съдебни производства, които биха могли окончателно да компрометират бизнес отношенията.
Пример от реалния живот
Саудитски клиент на Coface, който искал плащане на просрочена фактура на голяма стойност от американския си длъжник, изпратил имейл, който бил счетен за неподходящ и дори заплашителен. В отговор един от висшите ръководители на компанията-купувач в Съединените щати, до когото бил изпратен имейлът, отказал да плати фактурата. Разочарован от тази реакция, саудитският клиент поискал от Coface да предприеме незабавни правни действия. В крайна сметка местните екипи на Coface в Съединените щати го посъветвали да изпрати друго съобщение, като адаптира тона към местния контекст и се съсредоточи върху предложените решения. В резултат на това дългът бил уреден от длъжника само за 48 часа!
Данни и прогнозен анализ за предвиждане на риска от неплащане
Разширяването на използването на данни, съчетано с мощта на новите технологии, сега предлага авангардни инструменти за адаптиране на търговската политика и предвиждане на риска от неизпълнение на плащания. Но на кои данни трябва да разчитат компаниите днес и как могат да ги използват, за да предскажат риска от неплащане от бизнес партньор?
Анализът на платежното поведение в реално време трансформира управлението на търговския риск. Въз основа на уникално глобално наследство от данни като водещ световен играч в застраховането на търговски вземания, решения, разработени от Coface, като Selectio, помагат на компаниите да забелязват ранни сигнали за потенциални затруднения с плащанията и да предприемат действия, преди ситуацията да се влоши.
„В Кофас се фокусираме върху фактите и анализа на данните: имаме 80 години глобален опит в историята на плащанията. Събираме тази информация, за да проследяваме промените в платежното поведение в реално време. Това ни позволява да генерираме ранни предупредителни сигнали: по-бавни плащания с течение на времето, по-чести (или дори систематични!) спорове по фактури или необичайни промени в обемите или моделите на поръчките.“- Айхам Гандур – Мениджър вземания на Кофас за Близкия Изток.
Чрез наблюдение на слаби сигнали за проблеми с плащанията, компаниите могат да се предпазят от неплатени фактури, преди те да възникнат, и по този начин да преминат към превантивна стратегия за събиране, вместо да реагират на неизпълнение на плащания, когато възникне. Този прогнозен метод защитава вашия паричен поток, като същевременно поддържа отношения на доверие с вашия клиент.
Вашият опит с агенция по събиране на вземания започва тук
Не позволявайте на неплатените просрочени фактури да отслабят паричния ви поток и да нарушат бизнеса ви. Доверяването на водещ играч в управлението на кредитния риск и неговата глобална мрежа от местни експерти ви позволява да осигурите финансовата стабилност на вашата компания, като същевременно защитите отношенията си с бизнес партньорите си.
Овладейте приятелското си събиране на вземания с Кофас: Свържете се с нашите експерти сега, за да намерите решението на Coface Debt Collection, което отговаря на вашите бизнес нужди.
