Закъснели плащания, проблеми с паричния поток и несъстоятелност: МСП (малките и средни предприятия) са по-изложени и уязвими към риска от неплатени фактури и следователно са на първа линия, когато възникнат трудности. Когато портфейлите от поръчки се свиват, сроковете за плащане се удължават и паричният поток е несигурен, е спешно да си възвърнете контрола върху вземанията си. Ето нашите насоки как да осигурите паричния си поток и да укрепите устойчивостта на вашата компания.
Защо вземанията заслужават вашето пълно внимание?
Малките и средни предприятия (МСП) са изправени пред постоянен натиск: несигурен икономически климат, регулаторен натиск, проблеми с паричния поток, административна сложност и по-дълги срокове за плащане. В този контекст управлението на вземанията се превръща в стратегическа (дори жизненоважна!) грижа за финансовото управление на малките компании.
Въпреки това, в повечето случаи вземанията твърде често се пренебрегват и продължават да се управляват директно от собственика на малкия бизнес. Проблемът е, че мениджърите на МСП са ангажирани на всички фронтове и са "лошо екипирани", ако изобщо са, и бързо се оказват претоварени от липсата на специализирани човешки и технологични ресурси. Резултатът е отнемаща време, лошо оптимизирана организация и отслабен паричен поток.
И все пак, стриктният мониторинг на плащанията, ефективната политика за събиране на неплатени фактури и предвиждането на рисковете за клиентите могат да направят цялостна разлика. Съществуват прости механизми, достъпни инструменти и доказани решения, за да си възвърнете контрола над вземанията си и да ги превърнете в лост за добро финансово представяне.
1 - Предвиждайте паричния поток
Като част от търговските си операции, Вие ежедневно предоставяте условия на отложено плащане на партньорите си. Това осигурява на Вашите клиенти краткосрочно финансиране, без да се налага да се обръщат към банка или финансова институция. Проблем: тази често срещана практика неизбежно излага Вашата компания на риск от неплащане.
Малките компании работят в предизвикателна среда, характеризираща се както с икономически трудности, така и с повече структурни слабости. В контекст, където закъснелите плащания и намаляващото търсене отслабват паричния поток, е от съществено значение да имате ясна представа за Вашите финансови потоци. Това Ви позволява да се насочите към всякакви финансови нужди, да преговаряте с партньорите си своевременно, да измервате нуждите си от оборотен капитал, да избягвате неприятни изненади и да вземате по-информирани решения.
За да управлявате търговските си вземания ежедневно, използвайте обикновено табло за управление, което се актуализира редовно. Този инструмент Ви позволява да преглеждате очакваните парични потоци и да идентифицирате периоди на риск. Освен това, лесни за използване цифрови инструменти (Excel, софтуер за управление, банкови платформи) Ви позволяват да автоматизирате това наблюдение.
Това ежедневно наблюдение е съществен управленски рефлекс, който може да бъде повече от достатъчен, за да осигурите паричните си потоци и да управлявате бизнеса си с по-голямо спокойствие, като същевременно бъдете по-проактивни в предвиждането на напреженията, свързани с паричните потоци.
2 - Нетен паричен поток: Вашият финансов компас, за да останете на правилния път
За да следите пулса на финансовото си здраве, редовно изчислявайте нетния си паричен поток. Това е разликата между наличните Ви средства (в брой или банкови депозити) и краткосрочните Ви вземания. С други думи, той Ви показва дали сте в състояние да изпълнявате непосредствените си ангажименти. Положителният нетен паричен поток Ви дава гъвкавостта да се справяте с краткосрочни непредвидени събития.
От друга страна, нулевият или отрицателният нетен паричен поток би трябвало да е тревожен сигнал. Той показва непосредствено напрежение, риск от блокиране или дори несъстоятелност. Тогава става спешно да се предприемат действия: издирване на длъжници, за да се ускорят плащанията, преговори с доставчици, намаляване на запасите или коригиране на определени разходи.
Това просто, но важно изчисление, е ефективен инструмент за вземане на бизнес решения. То Ви помага да продължите да развивате бизнеса си, като същевременно избягвате зависимостта от краткосрочно финансиране (банкови овърдрафти и кредити, кредити от доставчици, събиране на вземания по неплатени фактури) и осигурявате инвестиционните си проекти.
3 - За да фактурирате бързо, фактурирайте правилно
Ясният и добре дефиниран процес на фактуриране е първата бариера срещу закъснели плащания. Кой е отговорен за фактурирането? Кога трябва да се издават фактури? Как трябва да се издават? На всеки от тези въпроси трябва да се даде ясен отговор във Вашата организация. Фактура, която се изпраща бързо, съдържа правилната информация на правилното място и отговаря на разпоредбите, е по-вероятно да бъде платена навреме!
Организираното и стриктно фактуриране значително намалява средното забавяне на събирането (DSO – Days of Sales Outstanding). Колкото по-кратък е този период, толкова по-здравословен е Вашият паричен поток. Структурирането на Вашите процеси на фактуриране ви позволява също да ограничите споровете, да подобрите отношенията с клиентите и да укрепите експертния опит и репутацията на вашата компания. Това е прост, но високоефективен лост. Освен това, автоматизирането на фактурирането чрез цифрови решения (ERP, софтуер за управление) спестява време и прави процеса на фактуриране и събиране по-надежден. Не забравяйте също да включите задължителни правни известия и Вашите условия за плащане, както и да създадете систематична система за проследяване на Вашите фактури.
4 - Свържете се с клиента си: действайте още на следващия ден!
Когато Вашият клиент получи напомняне за плащане в деня след първата дата на падежа, той получава ясен сигнал от Вас: Вие следите отблизо вземанията си, бдителни сте и организирани. Тази строгост е от съществено значение, за да предотвратите превръщането на закъснелите плащания в лоши вземания.
Що се отнася до неплатените фактури, всеки ден е от значение. Колкото по-дълго чакате, толкова по-малка е вероятността да съберете неплатения си дълг. Бързото напомняне често помага за разрешаване на ситуация, която просто е била забравена или пренебрегната. Редовната комуникация с вашия длъжник винаги ще бъде по-ефективна от закъсняло, официално напомняне. То може също да ви помогне да идентифицирате клиенти, изправени пред трудности, и да постигнете приятелско споразумение с тях!
Систематизирайте напомнянията си (имейл, телефонно обаждане, препоръчано писмо) и използвайте инструменти за автоматично напомняне, за да се освободите от тази отнемаща време задача. Важно: водете запис на всяка размяна, за да можете да обосновете действията си в случай на спор.
5 - Условия за отложено плащане: Вашият съюзник срещу закъснели плащания
Твърде често малките и средни предприятия (МСП) пренебрегват формализирането на условията си за плащане, което позволява на клиентите им да се възползват от липсата на яснота или да налагат свои собствени условия. Въпреки това, изясняването на условията за продажба, искането на депозити (предплащане) или определянето на неустойки за закъснели плащания са лесни начини за осигуряване на паричния Ви поток. Например, периодът на дните непогасени продажби (DSO) може да бъде драстично намален чрез договаряне на по-кратки срокове за плащане и искане на депозити при поръчка. Това ограничава излагането Ви на клиентски риск и запазва паричния Ви поток.
Договорните условия трябва да бъдат ясни, достъпни и систематично съобщени преди продажбата. Те осигуряват защитна правна рамка. Депозитите ви позволяват да осигурите част от оборота си от началото на услугата. Неустойките за закъснели плащания имат двоен ефект: те действат като възпиращ фактор и осигуряват компенсация. Дори и да се прилагат рядко, самото им споменаване насърчава клиентите да спазват сроковете. Не се колебайте да напомняте на клиентите за тях в напомнянията си.
6 - Клиентски риск: откриване на слаби сигнали
Не всички Ваши клиенти са изложени на еднакво ниво на риск. Някои сигнали обаче трябва да Ви бъдат като сигнал за предупреждение: повтарящи се забавяния, необичайни заявки, промени в отношението или начина на действие в търговските отношения... Интегрирането на този анализ във Вашия търговски процес е превантивен рефлекс.
Въоръжете се с инструменти за предотвратяване на неплатени фактури и анализ на риска за клиентите, като например застраховка на търговски вземания или услуги за бизнес информация, които оценяват вероятността от неизпълнение на плащания. Тези решения Ви позволяват да опознаете по-добре бизнес партньорите си, да адаптирате условията си за плащане към финансовото им състояние и да ограничите експозицията си. Това е добър начин да се предпазите от лошите платци и да се съсредоточите върху най-надеждните клиенти.
7 - Дигитализирайте вземанията си, за да подобрите паричния поток
Дигитализирането на вземанията е едно от основните предизвикателства, пред които са изправени компаниите по отношение на финансовите им резултати. Електронното фактуриране, автоматизираните сигнали и планираните напомняния са инструменти, които Ви спестяват време, намаляват грешките и увеличават видимостта на паричния Ви поток, като по този начин улесняват цялостното управление на Вашия бизнес.
Освен „практическите“ ползи, компаниите, които дигитализират управлението на клиентите си, подобряват процентите на събираемост и намаляват времето за плащане. Има много решения, специално пригодени за малкия бизнес, включително софтуер за фактуриране, CRM и платформи за плащане. Инвестицията често е скромна в сравнение с постигнатите подобрения в ефективността. Ключът е да изберете инструменти, които са прости, оперативно съвместими и съобразени с вашите нужди.
8 - Събиране на вземания: действайте сега, преди да е станало твърде късно!
В настоящата среда заплахата от закъснели плащания е сериозен проблем за повечето компании по света. Поведението на плащанията се влошава, компаниите са изправени пред по-чести закъснения, по-дълги средни срокове за плащане и тревожно увеличение на несъстоятелността.
Много малките и средни предприятия (МСП) и малките и средни предприятия (МСП) страдат от много по-ограничени финансови резерви, за да преживеят тези бурни времена и да избегнат криза с ликвидността. Парадоксално е, че въпреки че повечето МСП и МСП отдават тези забавяния на плащанията на финансовите проблеми на своите клиенти, малко от тях избират събиране на дългове, което се счита за отнемащо време, сложно, скъпо и без гаранция за успех.
Независимо от размера на сумата, закъснението на плащането никога не е тривиално (или безболезнено). То може сериозно да отслаби паричния ви поток и дори да застраши оцеляването на вашата компания. Пример: за да компенсира неплатена фактура от 5000 евро, компания с 10% марж ще трябва да генерира допълнителен оборот от 50 000 евро (ако нетният ви марж е 10%). Следователно цената е много по-висока, отколкото изглежда!
Колкото по-късно предприемете действия по отношение на вземането, толкова по-близо е неплатената Ви фактура до несъбираемост. В деня след датата на падежа е жизненоважно да се свържете с длъжника си и да започнете ясна процедура. Често именно през първите няколко дни най-лесно се достига до (и спазва!) приятелско решение.
9 - Не се справяйте сами с неплатените фактури
Дори за малките компании има външни решения за защита от неплатени сметки и гарантиране на плащането на вземанията в случай на проблеми. Кредитното застраховане, факторинг, агенции за събиране на вземануя: тези решения остават недостатъчно използвани от лицата, вземащи решения, често поради липса на знания или страх от сложност.
Мощен инструмент за управление на риска при клиентите, застраховката на търговски вземания защитава вземанията на Вашите клиенти от риска от неплащане. Тя Ви защитава от неплатени фактури, като гарантира, при определени условия, плащането на вземанията в случай на неизпълнение. Тя Ви помага да развивате бизнеса си, като предвижда неизпълнения и делегира събирането на вземануия в случай на щета, като например онлайн решението за цялостно кредитно застраховане EasyLiner за малки предприятия.
Факторингът, от друга страна, Ви позволява да получите незабавен аванс на средства или плащане на Вашите фактури чрез трета финансова институция. Това гъвкаво решение за финансиране подобрява активите на Вашата компания и осигурява Вашия паричен поток.
Твърде често пренебрегвано, събирането на вземания може да е от решаващо значение за оцеляването и растежа на Вашата компания. За малките и средни предприятия (МСП) без специални човешки или финансови ресурси, аутсорсингът на събиране на вземания може да бъде ефективно и печелившо решение. За да увеличите максимално шансовете си, събирането на вземания трябва да бъде бързо, структурирано и пропорционално. 200-те експерти по събиране на вземания и 250-те юридически партньори на Кофас могат да съберат вашите неплатени фактури в 190 държави: Вие имате възможност да получите дължимите средства по-бързо, като същевременно запазите отношенията си с Вашите клиенти-длъжници.
10 - Финансови познания: инвестирайте в устойчивостта на Вашата компания
Разбиране на ключови показатели, познаване на анализа на баланс, овладяване на забавянията на плащанията и реалното въздействие на неплатените фактури, идентифициране на рисковете за клиенти или доставчици: това са все умения, които ще Ви направят по-автономни в управлението на Вашата компания и по-способни да предвиждате рисковете, за да можете да вземате най-добрите търговски решения.
Наличието на солидна финансова култура Ви позволява да структурирате по-добре процесите си, да оптимизирате производителността си, използвайки инструменти за дигитално вземане на решения, и да внедрите ефективна стратегия за предотвратяване на неплатени фактури. Това се отнася както за мениджърите на малки и средни предприятия (МСП), така и за техните екипи, особено за тези, които отговарят за фактурирането, проследяването на клиентите и счетоводството.
Кратки обучения, уебинари или персонализирана поддръжка, като тези, предлагани от Кофас, могат да Ви помогнат да развиете истински опит в областта на търговския риск. Непрекъснатото обучение и информирането за основните тенденции в световната икономика и рисковете за държави и сектори е инвестиция в дългосрочното бъдеще на Вашата компания.
- Разберете повече за EasyLiner, цялостното онлайн решение за кредитно застраховане за малки предприятия.
- Застраховка на търговски вземания, бизнес информация, събиране на вземания, факторинг: намерете решението, което отговаря на Вашите нужди, като се свържете с нашите експерти още сега!
