Събирането на неплатени фактури е ключова част от финансовото управление, която осигурява паричния поток, като същевременно запазва търговските отношения чрез приятелски подход. Принципи, последователност, шаблони: нека разгледаме най-добрите практики в тази област.
След като фактурата е издадена и крайният срок за плащане е изтекъл, всеки ден закъснение се отразява негативно на финансовото състояние на компанията, поради риска от неплащане, което затруднява прогнозирането на паричния поток и излишно блокира кредитните линии.
От правна гледна точка, изтичането на крайния срок води до налагане на санкции за закъснение при плащане и фиксирана такса за събиране. От оперативна гледна точка това насърчава финансовите мениджъри да разработят структуриран процес за събиране, който е съобразен с риска.
Целта е да се увеличи процентът на събираемост при първия контакт, да се намали броят на случаите на D+30 и да се избегнат ескалиращи спорове. Това изисква ясен график (предварително напомняне, D+1, D+7, D+15, официално уведомление), прецизно управление (роли, прагове, одобрения) и полезни показатели за управление на тези процеси (DSO, CEI, спазени обещания, дял на просрочените плащания > 30 дни). Трябва да се добави, че документирането на кореспонденцията и управлението на споровете (качество, съответствие, приемане) определят както ефективността, така и силата на евентуалните правни действия, които могат да бъдат предприети.
Какво представлява неплатена фактура?
Всяка фактура, чийто срок е изтекъл, се счита за неплатена, независимо от договорените условия за плащане (например 30 дни нето, 60 дни от датата на фактурата, 45 дни в края на месеца). На практика забавянето започва на следващия ден след падежната дата, със следните последствия:
- Финансови: закъснението при плащането блокира паричните средства, влошава DSO и може да доведе до вземане на скъп краткосрочен кредит за компенсиране. Колкото по-скоро бъде събрана дължимата сума, толкова по-малко ще бъде въздействието върху паричния поток.
- Правни: при B2B транзакции се дължат наказателни лихви за закъснение и фиксирана такса за събиране в размер на 40 евро в допълнение към главницата.
Търговският давностен срок остава по принцип пет години, но този срок не насърчава забавянето. В интерес на всяка компания е да предприема бързи, документирани и редовни действия, докато дългът не бъде изцяло събран.
Защо да изпращате напомнително писмо за неплатена фактура?
Изпращането на напомнително писмо до клиент, който закъснява с плащането, ви дава възможност да ускорите събирането на дълговете и да възстановите дължимото ви бързо, при възможно най-ниски разходи и без да компрометирате отношенията си с бизнес партньора си. Но това е важно и за:
- Ускоряване на паричния поток: всеки ден има значение, когато става въпрос за нужди от оборотни средства, особено в несигурни икономически времена.
- Документиране на случая: ясната история (имейли, обаждания, писма) е от съществено значение за успеха на всякакви извънсъдебни или съдебни процедури. Напомнянията служат и като превантивна мярка.
- Установяване на навици за плащане: редовните напомняния възпитават клиентите и намаляват опортюнистичното поведение.
- Предотвратяване на спорове: спокойно, фактологично напомняне отваря диалог и ви позволява да разрешите законен спор или да коригирате графика за плащане.
Подход, който се адаптира с течение на времето
Добре изготвеното напомняне е постепенно: започва с приятелски тон, след това става по‑твърдо и при нужда преминава към официално уведомление. Никога не е агресивно, но трябва ясно да посочи последиците от липсата на отговор и/или плащане. Трябва да се добави, че едно напомняне трябва да бъде структурирано, датирано и проследимо.
Кога и как трябва да напомняте на клиента?
Планът за събиране на вземания трябва да включва редовни, кратки и документирани срокове: това е истинска стратегия, разработена от финансовия мениджър, която не се основава на текущите практики, а на тези в съответния бранш или на историята на взаимоотношенията с клиентите. От съществено значение е да се изготви план за събиране на вземания, съобразен с вашия бизнес. Ето например стъпките, които най-често се следват:
От D-5 до D-2 : превантивно напомняне с краен срок за плащане
Кратко имейл съобщение ще напомни на длъжника за наближаващия краен срок. В идеалния случай фактурата трябва да бъде прикачена отново, заедно с необходимата информация за плащането (банкови данни). Целта тук е да се избегнат пропуски и да се открият евентуални пречки (поръчка за покупка, доставка, спор относно качеството и т.н.) възможно най-рано. Можете да помолите вашия контакт да потвърди плащането (и датата на превода), за да получите ангажимент с дата – и писмен документ за този ангажимент, ако е възможно.
D+3: първо любезно, но конструктивно напомняне
Нов имейл и кратък телефонен разговор, в приятелски тон, ще ви позволят да напомните за просроченото плащане и дължимата сума. След това е добра практика да предложите да се свържете, ако има проблем с обработката на въпросната фактура.
D+10 и D+15: второ и трето напомняне, твърди и фактически
Този по-твърд имейл уведомява длъжника, че фактурата остава неплатена въпреки първото ви напомняне, като същевременно го моли да коригира ситуацията в рамките на една седмица. За да го насърчите да предприеме действия, можете да се позовете на общите условия за продажба и информацията във фактурата, като също така посочите намерението си да наложите лихва за закъснение и глоба от 40 лири за всяка неплатена фактура. След това се задейства процесът на уреждане, с известна степен на формалност
D+30: официално уведомление с препоръчано писмо с обратна разписка
Помирителното събиране на дългове вече придобива много по-формален тон. Заверено писмо с обратна разписка, изрично обозначено като „Последно предупреждение“ и напомнящо на длъжника за направените опити за помирение, ще го информира, че срещу него могат да бъдат предприети съдебни действия.
Това препоръчано писмо трябва да посочва главницата, наложените санкции и компенсацията от 40 евро за всяка фактура. В него може да бъде определен и краен срок за плащане (обикновено 8 календарни дни), преди делото да бъде предадено на отдела за съдебни спорове.
Ефективно ли е изпращането на многократни напомняния?
Макар че поетапният подход е полезен и дори задължителен при подготовката за съдебно действие, изпращането на прекалено много неефективни съобщения ще се окаже контрапродуктивно: длъжникът вече няма да им обръща внимание или ще види слабост в процеса на събиране на дългове и няма да се бърза да уреди задължението си. Две или три напомняния са подходящи преди издаването на официално предизвестие, но не повече. За да се повиши ефективността им, може да е полезно да се разнообразят използваните канали (имейл, телефон, поща). Тонът трябва да съответства на риска: трезвен и фактически за добросъвестен платец, който закъснява; по-твърд и по-структуриран, ако има все повече признаци за проблеми.
Примери за имейли с напомняния за неплатени фактури
За да ви съдействаме, препоръчваме в лявата колона да изтеглите нашите шаблони за имейл и писма за всяко от споменаванията, представени по-горе. Може да е полезно да добавите персонализирана информация, свързана с предоставяните услуги или поддържаните търговски отношения. Полетата в скоби трябва да бъдат адаптирани от вас.
Формални изисквания към официалното предизвестие
- Моля, имайте предвид, че официалното писмо за предупреждение трябва изрично да посочва своя характер: „Официално предупреждение“ и да уточнява точен краен срок за плащане. Обичайна практика е също така да се приложат съответната фактура и извлечение от сметката на клиента. Ако бъде изготвен план за погасяване, е полезно да се подпише съвместно график с дата, съдържащ клаузи за прекратяване на срока в случай на неспазване.
Какво да се направи в случай на неплащане?
Когато официалното предизвестие няма ефект, случаят преминава от извънсъдебно събиране към съдебно събиране, като има три основни варианта:
Заповед за плащане
Тази процедура се провежда пред Търговския съд. Първоначално писмена и несъстезателна, заповедта за плащане може да бъде бързо регистрирана въз основа на подкрепящи документи (фактура, условия за продажба, доказателство за доставка/приемане, напомняния). Ако заповедта не бъде оспорена в определения срок, се получава изпълнителен титул, който проправя пътя за принудително изпълнение (изземване на сметки или активи) от съдебен изпълнител.
Временни мерки
Когато дългът не е сериозно оспорим, съкратеното производство позволява бързо да се получи временна заповед за плащане. Това може да бъде полезно, ако проблеми с паричния поток затрудняват кредитора.
Призовка за явяване по същество
При оспорвани вземания (относно качество, количество или дефекти) или сложни вземания, свързани например със ситуацията на длъжника, призовката за явяване в съда позволява по-дълга състезателна процедура, която определя съществото на делото и може да присъди обезщетения, лихви и санкции.
Проследимостта на напомнителните писма и документалната последователност (поръчка за покупка, подписан товарителница, акт за приемане, кореспонденция по електронна поща) са от съществено значение в този случай за кредитора, който трябва да докаже не само реалността на своето вземане, но и че са предприети всички мерки за постигане на споразумение.
Следва да се добави, че е препоръчително да се предвидят евентуални колективни производства и да се адаптира стратегията, например чрез декларации за неплатени вземания или запазване на правото на собственост. При малки фактури предприетите действия ще се определят и от анализ на разходите и ползите, с цел да се избегнат вътрешни разходи и разходи по принудително изпълнение, които са прекалено високи спрямо вероятността за събиране на дълговете.
Могат ли да се налагат санкции за забава?
В B2B прилагането на санкции за забава е норма, като съществуват два механизма:
- Договорната лихва се определя в общите условия за продажба и се посочва във фактурата. Тя не може да бъде по-малка от три пъти приложимата законна лихва (TIL).
- Допълнителната ставка се прилага при липса на каквато и да е уговорка и съответства на основния лихвен процент на ЕЦБ (основна рефинансираща операция) + 10 пункта, преизчисляван на всеки шест месеца.
Следва да се отбележи, че санкциите се прилагат без напомняне: тяхното изпълнение не изисква предварително уведомление или изрично споменаване на тяхното активиране. В идеалния случай автоматичното изчисляване на санкциите ще бъде интегрирано в ERP системата на компанията.
Правилно изчисляване на налаганите санкции
Нека вземем за пример фактура с падеж през 2025 г. През първата половина на 2025 г., ако референтният лихвен процент на ЕЦБ е 3,15%, допълнителният лихвен процент е 13,15% годишно. През втората половина на годината референтният лихвен процент на ЕЦБ спада до 2,15%, а допълнителният лихвен процент е 12,15% годишно. Наказателните лихви се изчисляват пропорционално:
Наказателни лихви = Сума с ДДС × (годишен лихвен процент / 365) × брой дни просрочване.
Фиксираната такса за събиране е 40 евро за всяка просрочена фактура, платима по закон в допълнение към наказателните лихви. Ако разходите за събиране са по-високи, все пак е възможно да се претендират допълнителни разходи при представяне на подкрепящи документи.
Предотвратяване на неплатени сметки: най-добри практики
Най-доброто напомняне е да няма никакво напомняне: Избягването на неплатени сметки изисква превантивен подход на всеки етап от договора, като условията за плащане се договарят в самото начало, като се отчитат свързаните с това рискове.
Приемайте договор с пълно познаване на фактите
Преди да предоставите услуга, е добра практика да оцените потенциалния клиент (баланси, обичайни условия на плащане, минали инциденти) и да използвате тази информация, за да адаптирате предлаганите условия (депозит, гаранции).
В B2B сключването на кредитна застраховка ще ви позволи да прехвърлите риска от неплатежоспособност и да подобрите кредитните лимити.
Специалистите по бизнес информация могат да предоставят актуални и релевантни показатели за финансовото състояние на бизнес партньора, като по този начин се избягва необходимостта от мобилизиране на вътрешни човешки ресурси и обучение.
Сключвайте договори без сиви зони
Защитата се осигурява преди всичко чрез административната рамка на сключените договори, която приема формата на:
- Солидни условия, които включват конкретни общи разпоредби по отношение на срокове, условия за фактуриране, наказателни лихви и клаузи за запазване на собствеността, където е приложимо.
- Процесът на приемане на договора в идеалния случай трябва да включва подписана поръчка за покупка, изрични критерии за приемане и запазване на кореспонденцията.
- Пълни фактури: номер на поръчката, подробности за услугите, краен срок, правни бележки и др.
Фактура за плащане
Ефективният мониторинг на фактурирането и събирането на плащанията е основен фактор за предотвратяване на неплатени сметки. Фактурата трябва да бъде издадена веднага след доставката на договорените стоки или услуги, придружена от цялата необходима информация за плащането (банкови данни, QR код или линк за плащане). Превантивните напомняния преди крайния срок, както и напомнянията на D+1, могат да бъдат автоматизирани за по-голяма ефективност.
Напомнянията за неплатени фактури са полезен процес, който не трябва да се разглежда като изтощителна война, а по-скоро като инструмент за поддържане на отношенията с клиентите. Това е прецизна дисциплина, при която ясният ритъм, доказаните модели и добре усвоените правни правила в крайна сметка ще намалят DSO, като ви осигурят спокойствие.
Открийте всички решения на Coface, които да ви предпазят от неплатени фактури:
· услуги по събиране на вземания
Свържете се с нашите експерти още сега за персонализирана демонстрация.